2026 жылы есеп беруге тиісті сомалар әрбір жұмыскер немесе жіберуші тараптың жұмыскері бойынша бөлек есепке алынады, ал аванстық есепті ұсыну және жұмсалмаған қолма-қол ақшаны қайтару мерзімі ұйымның есеп саясатында бекітіледі. Егер құжаттармен расталған артық шығыс ұйымның жұмыскер алдындағы міндеттемесін қалыптастырса, оны кейіннен есептен шығару кезінде міндеттемелерді есептен шығарудан түсетін кіріс туралы қағидалар ескеріледі (ҚР СК 242-бабы).
Есеп беруге тиісті сомаларға не жатады
Есеп беруге тиісті сома — ақша берілген сәтте ұйымның шығысы болып табылмайды. Аванстық есеп бекітілгенге дейін жұмыскердің берешегі есепке алынады: ол қаражаттың пайдаланылуын құжаттармен растауға немесе қалдығын қайтаруға тиіс.
Ақша ұйымның мүддесі үшін жасалатын шаруашылық, іссапар және өзге де шығыстарға арналуы мүмкін. Ақшаны берудің нақты мақсаттарын, есеп айырысудың рұқсат етілген тәсілдерін және растайтын құжаттардың тізбесін ішкі қағидаларда бекіткен орынды.
Бухгалтерлік есеп жүргізу тәртібінің 59-тармағында есеп беруге тиісті сомаларды субъектінің жұмыскерлеріне, сондай-ақ жіберуші тараптың жұмыскерлеріне беру көзделген. Талдамалық есеп әрбір осындай тұлға бойынша бөлек жүргізіледі. Сондықтан бірнеше жұмыскердің берешегін жеке-жеке таратылымсыз бір жалпы сомаға біріктіруге болмайды: бухгалтер ақшаның кімге, қашан және қандай мақсатқа берілгенін, қандай бөлігі расталғанын және қандай қалдықтың қайтарылуға жататынын көруге тиіс.
Есеп беруге тиісті сомалар: құжаттар мен мерзімдер
Қолма-қол ақша бойынша мерзімдерді ұйымның есеп саясаты айқындайды. Қаражаттың мақсатына қарай онда мыналар белгіленеді:
- аванстық есепті ұсыну мерзімі;
- қалған қолма-қол ақшаны қайтару мерзімі;
- шығыстарды тексеру және бекіту тәртібі;
- жұмыскер шығындарын растайтын құжаттардың тізбесі;
- артық шығыс немесе өтелмеген берешек болған кездегі бухгалтердің әрекеттері.
Аванстық есеп № 562 бұйрықпен бекітілген нысан бойынша рәсімделеді. Бухгалтерлік есеп жүргізу тәртібінің 59-тармағына сәйкес оған субъектінің басшылығы қол қояды, содан кейін құжат бухгалтерлік қызметке беріледі. Басшылық пен бухгалтерлік қызмет есептің уақтылы тапсырылуын және есеп беретін тұлғада қалған ақшаның қайтарылуын қамтамасыз етеді.
Бухгалтер үшін жалпы соманы ғана тексеру жеткіліксіз. Ақшаны беру мақсатын, нақты шығыстарды, қоса берілген құжаттарды, қайтарылған қалдықты және талдамалық есеп деректерін салыстыру қажет. Шығыс оның ұйым қызметімен байланысы тексеріліп, құжатпен расталғаннан кейін көрсетіледі. Құжаттар жеткіліксіз болса, берілген соманың барлығын шығыстарға жатқызуға негіз жоқ.
Есеп беруге тиісті сомалар: бухгалтерлік жазбалар және 1С-тегі тексеру
Есепке алу қисыны бірнеше дәйекті операциядан тұрады. Ақша берілген кезде есеп беретін тұлғаның ұйым алдындағы берешегі көрсетіледі. Аванстық есеп бекітілгеннен кейін расталған сомалар сатып алу мақсатына қарай тиісті активтерге, қорларға, жұмыстарға, көрсетілетін қызметтерге немесе шығыстарға жатқызылады. Қайтарылған қалдық жұмыскердің берешегін азайтады, ал расталған артық шығыс ұйымның оның алдындағы берешегін қалыптастырады.
Нақты шоттар мен шоттар корреспонденциясы шоттардың жұмыс жоспарына, операцияның мазмұнына және есеп саясатына байланысты. Сондықтан бухгалтерлік жазбаны тек құжаттың атауы бойынша таңдауға болмайды: алдымен шығыстың экономикалық мәнін айқындап, бастапқы құжаттарды тексеру керек.
Егер шығыс кассалық ордерін рәсімдеу кезінде 1С «Құжат сомасы мен есеп беретін тұлға берешегінің түрлері бойынша сомалар сәйкес келмейді» деген хабарлама шығарса, құжаттың өзіндегі соманы есеп беру үшін ақша беру кестелік бөлігіндегі қорытындымен салыстыру қажет. Мұндай хабарлама құжаттың жалпы сомасы мен есеп беретін тұлға берешегінің түрлері бойынша көрсетілген сомалар арасында алшақтық бар екенін білдіреді. Жолдардың толтырылуын, берешек түрін және төлем сомасын тексеру керек.
Жалақыдан ұстап қалуларға ерекше назар аудару қажет. Біржолғы ұстап қалуды көрсету тәсілінің қате бапталуы операцияның дұрыс көрсетілмеуіне және тізімдемедегі алшақтыққа әкелуі мүмкін. Түзету енгізер алдында ұстап қалу құжатының баптауларын және тіркелімдер бойынша қозғалыстарды тексеріп, содан кейін түзетудің операция негізіне және ұйымның ішкі құжаттарына сәйкестігіне көз жеткізу қажет.
Есеп беруге тиісті сомаларды қалай есептен шығаруға болады
Есеп беретін тұлғаның берешегін тек оның ұзақ уақыт бойы жұмыскердің есебінде тұрғаны үшін есептен шығаруға болмайды. Алдымен бухгалтер берешекті тоқтатудың негізін айқындайды: бекітілген аванстық есеп, ақшаның қайтарылуы немесе тиісті түрде рәсімделген басқа негіз.
Тексерудің практикалық тәртібі мынадай болуы мүмкін:
- Әрбір есеп беретін тұлға бойынша есеп айырысуларды бөлек салыстырып тексеру.
- Ақша беру құжатын тауып, қаражаттың мақсатын анықтау.
- Аванстық есепті және оған қоса берілген барлық растаушы құжаттарды тексеру.
- Бекітілген шығыстарды нақты берілген және қайтарылған сомамен салыстыру.
- Берешек қалдығын айқындап, есеп саясаты мен қолданылатын нормаларға сәйкес кейінгі әрекеттерді рәсімдеу.
Егер жұмыскер құжаттарды ұсынбаса немесе қалдықты қайтармаса, бухгалтердің соманы жай ғана шығыстарға ауыстыруына негіз жоқ. Жалақыдан ұстап қалу мүмкіндігі негізін, рәсімделуін және еңбек заңнамасының талаптарын ескере отырып бөлек бағаланады. Тиісті түрде рәсімдемей ұстап қалу жұмыскермен есеп айырысулардың дұрыс есепке алынбау қаупін туғызады.
Ұйым жұмыскерге өтеуге тиіс расталған артық шығыс ұйымның міндеттемесі болып табылады. Егер кредитор ұйымға қойылатын талапты тоқтатса, заңнамада белгіленген талап қою мерзімі өтсе немесе кредитор заңды күшіне енген сот актісінің негізінде міндеттеменің орындалуын талап етуге құқылы болмаса, міндеттеменің ҚҚС-сыз сомасы міндеттемелерді есептен шығарудан түсетін кіріске жатқызылады. Кіріс тиісінше талап тоқтатылған, талап қою мерзімі өткен немесе сот актісі заңды күшіне енген күні танылады (ҚР СК 242-бабы).
Өтелмеген сомалардың санын азайту үшін жұмыскерлер бойынша таратылымды жүйелі түрде қалыптастырып, ұйым белгілеген мерзімдерді бақылаған және егер мұндай шектеу ішкі қағидаларда бекітілсе, жаңа сома берер алдында бұрынғы берешекті тексерген жөн.
Жиі қойылатын сұрақтар
ҚР-да есеп беруге тиісті сомаларды кім ала алады? — Бухгалтерлік есеп жүргізу тәртібінің 59-тармағында сомаларды субъектінің жұмыскерлеріне, сондай-ақ жіберуші тараптың жұмыскерлеріне беру көзделген. Есеп әрбір алушы бойынша бөлек жүргізіледі.
Аванстық есепті қандай мерзімде тапсыру керек? — Берілген қолма-қол ақша бойынша нақты мерзімді ұйым соманың мақсатына қарай есеп саясатында белгілейді.
Берілген ақшаны бірден шығыстарға есептен шығаруға бола ма? — Жоқ. Алдымен аванстық есепті және растайтын құжаттарды алып, тексеру, сондай-ақ шығындардың ұйым қызметімен байланысын анықтау қажет.
Жұмсалмаған қалдықпен не істеу керек? — Жұмыскер оны есеп саясатында белгіленген мерзімде қайтарады. Қайтару есеп беретін тұлғаның берешегін өтеу ретінде көрсетіледі.
Жұмыскер алдындағы есептен шығарылған міндеттеме қашан кіріс болып танылады? — Атап айтқанда, жұмыскер кредитор ретінде талапты тоқтатқанда, заңнамада белгіленген талап қою мерзімі өткенде немесе заңды күшіне енген сот актісі кредиторды міндеттеменің орындалуын талап ету құқығынан айырғанда. Кіріс мөлшері бастапқы құжаттар бойынша ҚҚС-сыз айқындалады (ҚР СК 242-бабы).
Неліктен 1С есеп беру үшін ақша беруге арналған шығыс кассалық ордерін өткізбейді? — Егер бағдарлама сомалардың сәйкес келмейтіні туралы хабарласа, берешек түрлері мен төлем сомалары бойынша қорытындының құжаттың жалпы сомасына тең екенін, сондай-ақ қажетті деректемелердің толтырылғанын тексеріңіз.