В 2026 году справку о расчетах с физическим лицом формируют в 1С по данным зарплатного учета, а налоговый агент обязан выдать ее по требованию физического лица в течение пяти календарных дней после даты обращения (ст. 446 НК РК). Точный путь к форме зависит от конфигурации и ее релиза: бухгалтер выбирает сотрудника и период, проверяет доходы, вычеты, ИПН и выплаченные суммы, после чего печатает документ или сохраняет его в файл.
Что означает «справка в 1С»
В 1С словом «справка» могут называться разные документы и отчеты. Это может быть справка о заработной плате по сотруднику, справка о расчетах с физическим лицом или справка-расчет, которая расшифровывает выполненную учетную операцию. Поэтому сначала нужно определить, что именно запросил работник, банк, государственный орган или внутренний контролер.
Если физическому лицу нужна справка о расчетах, предусмотренная НК РК, в ней отражают суммы дохода, подлежащего налогообложению у источника выплаты, уменьшения такого дохода, примененных налоговых вычетов, облагаемого дохода, исчисленного ИПН и выплаченного дохода (ст. 446 НК РК).
Если сотруднику нужна справка о заработной плате для конкретного адресата, бухгалтеру следует определить:
- куда будет представлена справка;
- за какой период нужны сведения;
- требуется ли показать начисленный доход или выплаченный доход;
- нужны ли отдельные строки по уменьшениям дохода, налоговым вычетам и ИПН;
- требуется ли подпись ответственного лица;
- в каком виде выдать документ — на бумаге или электронным файлом.
Запрос «1С Бухгалтерия: справка» может относиться и к служебным отчетам программы. Например, в конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана» справки-расчеты могут использоваться для расшифровки отдельных учетных операций. Их расположение и состав зависят от релиза, настроек базы и прав пользователя.
Справка-расчет не заменяет справку о заработной плате или справку о расчетах с физическим лицом: у этих документов разное назначение, состав данных и получатель.
Справка о заработной плате в 1С: где найти
Единый путь для всех программ 1С указывать нельзя. Расположение формы зависит от используемой конфигурации, ее релиза, доступных подсистем и прав пользователя. Зарплата может учитываться в отдельной конфигурации или внутри бухгалтерской базы, поэтому названия разделов и команд у разных организаций отличаются.
Практический порядок поиска такой:
- Откройте раздел, в котором ведутся сотрудники, начисления и выплаты.
- Перейдите к кадровым или зарплатным отчетам.
- Найдите отчет по доходам, справку о заработной плате или справку о расчетах с физическим лицом.
- Если готовой формы нет, откройте отчет с начислениями по сотруднику и проверьте доступные печатные формы.
- При отсутствии нужной команды проверьте права доступа и функциональность конкретной конфигурации.
Поиск по интерфейсу лучше вести по словам «справка», «заработная плата», «расчеты с физическим лицом», «доходы сотрудника» или «начисления». Не стоит использовать путь, предназначенный для другой конфигурации или релиза: одинаковые команды могут находиться в разных разделах.
Если пользователь спрашивает, как «с 1С вытащить справку о заработной плате», задача обычно состоит из двух этапов: сначала сформировать корректный отчет по работнику, затем вывести его в доступный формат. Само сохранение файла не подтверждает правильность сведений — до выгрузки документ должен проверить бухгалтер.
Как сделать справку о заработной плате по сотруднику
Перед формированием документа проверьте карточку работника и данные учета. В справке не должно быть расхождений с начислениями, выплатами, удержаниями и исправлениями, зарегистрированными в базе.
Последовательность работы может быть такой:
- Выберите организацию, если в информационной базе учитывается несколько юридических лиц.
- Укажите сотрудника без ручного переноса его фамилии и других данных.
- Задайте период, за который запрошены сведения.
- Сформируйте документ и сопоставьте итоговые суммы с зарплатными отчетами.
- Проверьте, проведены ли исправления, перерасчеты и документы соответствующего периода.
- Убедитесь, что в форме указаны необходимые реквизиты организации и работника.
- Выведите справку на печать либо сохраните ее в доступном формате.
Для справки о расчетах с физическим лицом отдельно проверьте суммы дохода, подлежащего налогообложению у источника выплаты, уменьшения дохода, обязательных пенсионных взносов, взносов на обязательное социальное медицинское страхование, социальных отчислений, удерживаемых с доходов по договорам гражданско-правового характера, базового и социальных налоговых вычетов, облагаемого дохода, исчисленного ИПН и выплаченного дохода (ст. 446 НК РК).
Особенно внимательно нужно различать начисленный доход, налоговые вычеты, исчисленный ИПН и выплаченный доход. Эти показатели нельзя механически заменять друг другом. Если получатель установил собственную форму, сведения из 1С следует перенести в нее только после сверки с учетными данными.
Не рекомендуется исправлять сумму непосредственно в печатной форме, не меняя учетные документы. Такая правка создает расхождение между выданной справкой и информационной базой. Если обнаружена ошибка, сначала нужно установить ее причину и оформить корректировку в учете по принятому в организации порядку, а затем сформировать справку повторно.
Справку о расчетах налоговый агент выдает по требованию физического лица в течение пяти календарных дней после даты обращения. Этот срок следует отсчитывать именно от даты обращения работника или другого физического лица, которому в течение календарного года начислялся и (или) выплачивался доход, облагаемый у источника выплаты (ст. 446 НК РК).
Как скачать справку из 1С и проверить результат
После формирования используйте предусмотренную в программе команду печати, сохранения или экспорта. Набор форматов зависит от конфигурации и настроек рабочего места. Перед отправкой откройте сохраненный файл отдельно и убедитесь, что страницы отображаются полностью, таблицы не обрезаны, а итоговые суммы читаются.
До выдачи справки проверьте:
- правильность организации и сотрудника;
- выбранный период;
- соответствие сумм данным учета;
- наличие обязательных показателей справки о расчетах, если выдается именно она;
- назначение документа;
- наличие необходимых реквизитов;
- отсутствие лишних персональных данных;
- читаемость сохраненного файла;
- соблюдение пятидневного срока выдачи справки о расчетах.
Образец справки о заработной плате в Казахстане следует выбирать с учетом адресата и вида запрошенного документа. Форма для банка может отличаться от справки о расчетах с физическим лицом, содержание которой определено НК РК. Если адресат предоставил шаблон или перечень показателей, в него следует включить запрошенные сведения, а для справки о расчетах сохранить предусмотренную законом информацию (ст. 446 НК РК).
Не следует смешивать справку работодателя с документом о доходах нерезидента, который выдает налоговый орган. Такая справка оформляется по налоговому заявлению нерезидента или налогового агента и выдается не позднее десяти календарных дней с наиболее поздней из установленных дат — подачи заявления либо представления соответствующей налоговой отчетности (ст. 703 НК РК).
Частые вопросы
Справка о заработной плате в 1С где находится? — Точный раздел зависит от конфигурации и ее релиза. Ищите форму среди кадровых и зарплатных отчетов либо используйте поиск по командам; если ее не видно, проверьте права доступа и доступную функциональность.
Как сделать справку о заработной плате в 1С по одному сотруднику? — Выберите организацию, работника и требуемый период, сформируйте документ, а затем сверьте доходы, вычеты, ИПН и выплаченные суммы с учетными отчетами до печати или сохранения.
В какой срок работодатель выдает справку? — Если речь идет о справке о расчетах с физическим лицом, налоговый агент обязан выдать ее по требованию физического лица в течение пяти календарных дней после даты обращения (ст. 446 НК РК).
Как скачать справку о заработной плате с 1С? — Используйте доступную в сформированном документе команду сохранения или экспорта. После выгрузки откройте файл и проверьте полноту страниц, реквизиты и суммы.
Можно ли вручную изменить сумму в печатной форме? — Не следует менять ее отдельно от учета. При ошибке сначала проверьте и исправьте исходные учетные данные, после чего сформируйте документ заново.
Чем справка-расчет отличается от справки сотруднику? — Справка-расчет расшифровывает учетную операцию. Справка сотруднику содержит сведения о его доходах и расчетах за определенный период, а состав справки о расчетах с физическим лицом установлен статьей 446 НК РК.