2026 жылы жеткізушіден алынған шот-фактура 1С жүйесінде «Шот-фактура (алынған)» құжатымен тіркеліп, тиісті түсім құжатымен байланыстырылады; шот-фактураны жазып беру тәртібі мен нысанын ҚР СК нормаларын ескере отырып, уәкілетті орган айқындайды (ҚР СК 207-бабы).
1С жүйесінде фактура қайда орналасқан және ол не үшін қажет
Қазақстанның бухгалтерлік есебіне арналған конфигурацияда құжат мына жолда орналасқан: «Негізгі қызмет» → «Шот-фактура (алынған)». Ол жеткізушілерден келіп түскен шот-фактураларды тіркеу үшін пайдаланылады.
Құжат өзара байланысты бірнеше міндетті шешеді:
- алынған шот-фактураның мәліметтерін есеп жүйесінде тіркейді;
- есепке жатқызылатын ҚҚС есебін жүргізу кезінде пайдаланылады;
- шот-фактураны тауарлардың немесе көрсетілетін қызметтердің түсімімен байланыстырады;
- негізгі құралдар мен материалдық емес активтерді есепке қабылдау кезінде қолданылады;
- электрондық шот-фактуралармен жұмысты қолдайды;
- негізгі, түзетілген немесе қосымша шот-фактураны есепке алуға мүмкіндік береді.
Қағаз құжаттың, файлдың немесе ЭШФ-ның болуының өзі операцияның 1С жүйесінде дұрыс көрсетілгенін білдірмейді. Бухгалтер үшін фактураның шаруашылық операциямен байланысын, жеткізуші мен сатып алушының деректемелерін, құжат түрін және түсім туралы мәліметтерді тексеру маңызды.
Әртүрлі конфигурациялар мен релиздерде бөлімдердің атаулары немесе командалардың орналасуы өзгеше болуы мүмкін. Егер көрсетілген мәзір тармағы болмаса, пайдаланылатын конфигурацияны, пайдаланушы интерфейсін және қолжетімді құқықтарды тексеру қажет. 1С:«Қазақстанға арналған бухгалтерия» үшін 3.0.74.x релиздер желісі өзекті.
Алынған шот-фактураны қалай тіркеуге болады
Алынған шот-фактураны қолмен жасауға, түсім құжатының негізінде қалыптастыруға немесе электрондық шот-фактуралармен алмасу кезінде автоматты түрде алуға болады. Іс жүзіндегі тәртіп ұйымның есепті қалай жүргізетініне және базада ЭШФ АЖ-мен алмасудың бапталғанына байланысты.
Қолмен енгізу кезінде бухгалтер «Шот-фактура (алынған)» құжатын ашып, жеткізушінің құжатындағы деректерді көшіреді. Мұндай тәсіл деректемелерді ерекше мұқият тексеруді талап етеді: енгізу кезіндегі қате түсіммен байланысты бұзуы немесе электрондық фактурамен сәйкессіздіктерге әкелуі мүмкін.
Түсім негізінде жасау құжаттар арасындағы байланысты сақтауға көмектеседі. Әдетте алдымен тиісті активтің немесе көрсетілетін қызметтің түсімі көрсетіліп, содан кейін онымен байланысты шот-фактура ресімделеді. Құжатты өткізер алдында дұрыс негіз құжаттардың таңдалғанына және фактураның дәл осы операцияға қатысты екеніне көз жеткізу қажет.
ЭШФ автоматты түрде жүктелген кезде мәліметтердің бір бөлігі алмасу тетігі арқылы түседі. Алайда жүктелген құжатты бастапқы құжаттармен және нақты операциямен салыстыру, шот-фактураның түрін тексеру және базада қайталама жазбаның пайда болмағанына көз жеткізу қажет.
Құжатты өткізгенге дейін мыналарды тексерген жөн:
- жеткізуші мен алушы ұйымды;
- фактураның нақты түсімге сәйкестігін;
- шот-фактураны қалыптастыруға негіз болатын құжаттарды;
- шот-фактураның түрін — негізгі, түзетілген немесе қосымша;
- тауарлар, көрсетілетін қызметтер немесе активтер туралы деректердің дұрыстығын;
- сол операция бойынша бұрын тіркелген құжаттың жоқтығын;
- электрондық алмасу пайдаланылса, ЭШФ мәртебесі мен мазмұнын.
Тауарларды, жұмыстарды немесе көрсетілетін қызметтерді жеткізушіні не алушыны ауыстыруға әкеп соқпайтын қателер түзетілген кезде түзетілген шот-фактура жазып беріледі. Бұл ретте бұрын жазып берілген шот-фактураның күші жойылады (ҚР СК 499-бабы). Қосымша шот-фактураны жеткізуші ҚР СК-де белгіленген түзету жағдайларында жазып береді және онда толықтыру ресімделген шот-фактураның деректерін көрсетеді (ҚР СК 500-бабы).
ЭШФ-ны түзету және алмасу кезінде нені тексеру керек
Түзетілген немесе қосымша шот-фактураны бастапқы құжатты талдамай, әдеттегі жаңа фактура ретінде есепке алуға болмайды. Алдымен қандай бастапқы шот-фактураның өзгертілетінін және түзетудің тіркелген түсіммен әрі есепке жатқызылатын ҚҚС-пен қалай байланысты екенін анықтау қажет.
Түзетілген шот-фактурада оның түрі туралы белгі, өзінің нөмірі мен күні, сондай-ақ күші жойылатын шот-фактураның нөмірі мен күні болуға тиіс (ҚР СК 499-бабы). Қосымша шот-фактурада оның нөмірі мен күні, бастапқы шот-фактураның деректемелері және айналым мен ҚҚС өзгерген жағдайда оларды түзету сомалары көрсетіледі (ҚР СК 500-бабы).
1С жүйесінде шот-фактураны қалыптастыру кезінде «Шот-фактураны қалыптастыру үшін негіз құжаттарды көрсетіңіз.» деген хабарлама пайда болуы мүмкін. Бұл операцияны жалғастыру үшін шот-фактура қалыптастырылатын құжаттарды көрсету қажет екенін білдіреді.
Осындай хабарлама пайда болса, мыналарды орындау қажет:
- Шот-фактураны қалыптастыру нысанына оралу.
- Негіз құжаттарды таңдау терезесін ашу.
- Ресімделетін операцияға қатысты түсімді немесе басқа құжаттарды көрсету.
- Таңдалған негіздердің жеткізушіге және шот-фактураның мазмұнына сәйкестігін тексеру.
- Құжатты қалыптастыру командасын қайталау.
«Шот-фактураны қалыптастыру үшін негіз құжаттарды көрсетіңіз.» деген хабарлама орындалып жатқан операцияда қажетті негіздердің жоқ екенін көрсетеді. Оларды таңдағаннан кейін бухгалтер қалыптастырылған фактураның мазмұнын және оның есеп операциясымен байланысын жеке тексеруге тиіс.
Операцияны аяқтар алдындағы іс жүзіндегі бақылау
Фактураны енгізгеннен немесе жүктегеннен кейін үш элементті салыстырған жөн: жеткізушінің бастапқы құжатын, 1С жүйесіндегі түсімді және алынған шот-фактураны. Олардың арасында операцияға қатысушылар мен оның мазмұны бойынша түсініксіз айырмашылықтар болмауға тиіс.
Қайта жүктелген ЭШФ-лар, жеткізуші енгізген түзетулер және бухгалтер электрондық алмасу бапталғанға дейін қолмен енгізген құжаттар ерекше назар аударуды талап етеді. Мұндай жағдайларда бір операцияға қатысты екі жазбаның пайда болу қаупі артады. Жаңа құжатты жасамас бұрын жеткізуші және фактураның басқа қолжетімді деректемелері бойынша іздеу жүргізген орынды.
Егер шот-фактура негізгі құралдарға немесе материалдық емес активтерге қатысты болса, тиісті түсім операциясының таңдалғанына көз жеткізу қажет. «Шот-фактура (алынған)» құжаты тауарларды сатып алу үшін ғана пайдаланылмайды, сондықтан сатып алудың мақсатын бастапқы құжаттар бойынша айқындау керек.
Фактура қажетті түрде тіркелгеннен, дұрыс негіз құжаттармен байланыстырылғаннан, қайталануына тексерілгеннен және ЭШФ не жеткізуші құжатының деректеріне сәйкес келгеннен кейін жұмысты аяқталды деп есептеуге болады. Түзетілген және қосымша шот-фактура үшін бастапқы құжатпен байланысты және фактураның тиісті түріне арналған міндетті мәліметтерді де тексеру қажет (ҚР СК 499, 500-баптары).
Жиі қойылатын сұрақтар
1С жүйесінде алынған шот-фактураны қайдан табуға болады? — Қазақстанның бухгалтерлік есебіне арналған конфигурацияда «Негізгі қызмет» → «Шот-фактура (алынған)» жолы көрсетілген. Басқа релизде немесе интерфейсте команданың орналасуы өзгеше болуы мүмкін.
Фактураны түсім құжатынан жасауға бола ма? — Иә, алынған шот-фактураны түсім негізінде жасауға болады. Бұл фактура мен шаруашылық операция арасындағы байланысты сақтауға көмектеседі.
Электрондық шот-фактураны міндетті түрде қолмен енгізу керек пе? — Жоқ, егер базада тиісті алмасу бапталған болса, құжат ЭШФ-дан автоматты түрде жасалуы мүмкін. Жүктелген мәліметтерді бәрібір бастапқы құжаттармен салыстыру қажет.
«Шот-фактураны қалыптастыру үшін негіз құжаттарды көрсетіңіз» деген хабарлама нені білдіреді? — Шот-фактураны қалыптастыру үшін ол негізделетін құжаттарды таңдау қажет. Операцияға қатысты түсімді немесе қолданылатын басқа негіз құжаттарды көрсетіп, оларды тексеру және қалыптастыруды қайталау керек.
Түзетілген немесе қосымша шот-фактураны қалай есепке алу керек? — Түзетілген шот-фактура күші жойылатын құжатпен байланыстырылады және міндетті деректемелерінің болуы тексеріледі (ҚР СК 499-бабы). Қосымша шот-фактурада бастапқы фактураның деректемелері мен түзету туралы мәліметтер болуға тиіс (ҚР СК 500-бабы).
Нормативтік негіз
- ҚР СК 207-бабы — шот-фактура жазып беруге міндетті тұлғалардың санаттары, сондай-ақ оны жазып беру тәртібі мен нысаны туралы жалпы қағида.
- ҚР СК 499-бабы — түзетілген шот-фактураны жазып беру тәртібі.
- ҚР СК 500-бабы — қосымша шот-фактураны жазып беру тәртібі.