Басқарушылық есеп — бұл басшыға компанияның жұмысын жоспарлауға, шығындарды бақылауға және шешімдер қабылдауға көмектесетін деректерді жинау мен талдаудың ішкі жүйесі. Регламенттелген бухгалтерлік есептен айырмашылығы, басқарушылық есептілік нысандары мен талдамалар жиынтығын компания өз міндеттеріне қарай айқындайды. Қазақстандағы бухгалтер үшін бұл бірден екі контурмен: міндетті есеппен және ішкі басқарушылық есептілікпен жұмыс істеуді білдіреді. Олар бірдей бастапқы деректерді пайдалана алады, бірақ әртүрлі сұрақтарға жауап береді.
Басқарушылық есеп: бұл не және ол не үшін қажет
Қазақстанда міндетті бухгалтерлік есеп пен қаржылық есептілікті жасау заңнамамен және қолданылатын стандарттармен реттеледі. Ұйым басқарушылық есепті ішкі мақсаттар: жоспарлау, шығындарды бақылау, нәтижелерді талдау және шешімдер қабылдау үшін құрады. Ол үшін бухгалтерлік есеп деректері, жедел мәліметтер және қосымша ішкі есептеулер пайдаланылуы мүмкін.
Басқарушылық есептілік міндетті қаржылық және салық есептілігін алмастырмайды. Бұл ретте компания басқарушылық көрсеткіштердің құрамын, талдаманы, есептерді дайындау мерзімділігін және оларды қалыптастыруға жауапты тұлғаларды дербес айқындайды. Деректер салыстырмалы болып қалуы үшін көрсеткіштерді есептеу қағидалары мен олардың бухгалтерлік тіркелімдермен байланысын ішкі регламентте бекіткен жөн.
Жақсы басқарушылық жүйе мынадай практикалық сұрақтарға жауап беруге мүмкіндік береді:
қандай бағыттар, тауарлар немесе жобалар нәтиже әкеледі;
артық шығындар мен ысыраптар қай жерде туындайды;
компанияның ағымдағы міндеттемелерді орындауға ақшасы жете ме;
нақты көрсеткіштер бюджетке қаншалықты сәйкес келеді;
сатып алу бағалары өскенде немесе сату көлемі қысқарғанда нәтиже қалай өзгереді;
нақты кірістер мен шығыстарға қандай бөлімшелер жауап береді.
Бұл үшін қаржылық есептіліктегі көрсеткіштерді жеке кестеге көшіру жеткіліксіз. Әр көрсеткіш қандай деректерден қалыптасатынын, ішкі кірістер мен шығыстар қай күнге көрсетілетінін, жалпы шығындар қалай бөлінетінін және талдаманың дұрыстығына кім жауап беретінін алдын ала айқындау қажет.
Басқарушылық контурда әдетте кірістер мен шығыстар бюджеті, ақша қозғалысының жоспары, төлем күнтізбесі, сату, қорлар, дебиторлық берешек және шығындар бойынша есептер қолданылады. Нысандардың құрамы бизнеске байланысты. Өндірістік компания үшін өзіндік құн мен қуаттардың жүктемесі, сауда компаниясы үшін ассортименттің маржиналдылығы, қорлардың айналымдылығы мен логистика шығындары, сервистік компания үшін жобалар бойынша нәтиже және мамандардың жүктемесі маңызды.
Компанияда басқарушылық есепті қалай ұйымдастыруға болады
Бағдарламаны таңдаудан емес, басшылыққа деректер қажет болатын шешімдердің тізімінен бастаған дұрыс. Егер меншік иесі филиалдар бойынша пайданы көргісі келсе, бөлімшелер бойынша талдама қажет болады. Егер жобаларды салыстыру қажет болса, әрбір жобаға барлық байланысты құжаттар мен тіркелімдерде бірыңғай сәйкестендіргіш берілуге тиіс.
Енгізудің практикалық тәртібі мынадай болуы мүмкін:
Мақсаттарды айқындау. Басшының сұрақтарын және оларға жауап беру үшін қажетті көрсеткіштерді тіркеу.
Талдамалардың құрылымын сипаттау. Бағыттарды, жобаларды, бөлімшелерді, кірістер мен шығыстар баптарын, қоймаларды немесе басқа есепке алу объектілерін таңдау.
Қағидаларды белгілеу. Ішкі есептілік үшін операцияларды тану тәртібін, жанама шығындарды бөлуді, ішкі айналымдар мен түзетулерді сипаттау.
Жауапты тұлғаларды тағайындау. Әрбір көрсеткіштің иесі, ал әрбір нысанның дайындалу және келісу мерзімі болуға тиіс.
Деректерді бухгалтерлік контурмен салыстыру. Қандай көрсеткіштердің есепке алу жүйесінен алынатынын, ал қайсысының қосымша енгізілетінін айқындау қажет.
Есептердің шектеулі жиынтығын іске қосу. Алдымен бірнеше негізгі нысанның дұрыстығын қамтамасыз етіп, содан кейін жүйені кеңейткен тиімді.
Анықтамалықтар мен жіктеуіштерге ерекше назар аудару қажет. Егер бір бөлімше жеткізуді көлік шығыстары ретінде, ал екіншісі сату шығыстары ретінде көрсетсе, жиынтық талдама салыстыруға келмейді. Бірыңғай баптар, толтыру қағидалары және деректер сапасын тұрақты бақылау қолмен түзетулер санын азайтады.
Бюджеттеу де басқарушылық жұмыстың бір бөлігі болып табылады. Бюджетті дайындау үшін қаржы қызметіне функционалдық бөлімшелердің деректері: сату, сатып алу, өндіріс, қызметкерлер саны, логистикалық операциялар мен төлемдер жоспарлары қажет. Сондықтан ақпарат жинау тәртібін, жауапты қызметкерлерді, ұсыну мерзімдерін және көрсеткіштерді келісу қағидаларын компанияның ішкі регламентінде бекіткен жөн.
Басқарушылық есеп: оқу және курс таңдау
«Басқарушылық есеп курстары», «басқарушылық есепті оқыту» және «басқарушылық есеп курсы» сұраулары бойынша әдіснама мен нақты бағдарламаны меңгеруді ажырата білу маңызды. Әдіснамалық курс көрсеткіштердің өзара байланысын, бюджеттеу қағидаттарын, ауытқуларды талдауды, ішкі нәтижені есептеуді және есептілікті құруды түсіндіруге тиіс. Бағдарламалық курс бұрыннан таңдалған модельді ақпараттық жүйеде іске асыруды үйретеді.
Оқу ақысын төлемес бұрын мыналарды тексерген жөн:
бағдарлама бухгалтерге, қаржы маманына немесе басшыға арналған ба;
Қазақстандағы есепке алу практикасының ерекшеліктері қарастырыла ма;
шаруашылық операциялар негізіндегі тапсырмалар бар ма;
қатысушыларға басқарушылық деректерді бухгалтерлік деректермен салыстырып тексеру үйретіле ме;
бағдарлама бюджеттерді, ақша ағындарын, шығындар мен қаржылық нәтижені қамти ма;
пайдаланылатын конфигурация мен бағдарламаның нұсқасы көрсетілген бе;
практикалық жұмыстарды тексеру көзделген бе.
Егер компания 1С бағдарламасын пайдаланса, түймелерді білудің өзі жеткіліксіз. Қызметкер баптаулар мен құжаттарды өткізудің нәтижелерінің экономикалық мәнін түсінуге тиіс. Әйтпесе автоматтандыру әдістемесі басшылықтың сұраныстарына сәйкес келмейтін есепті қалыптастыруды ғана жеделдетеді.
Оқудан кейін бір бөлімшеде немесе бағытта пилоттық жобаны өткізген дұрыс. Деректерді бастапқы құжаттармен салыстырып, жалпы шығындардың бөлінуін тексеріп, ауытқуларды басшымен бірге талдау қажет. Осыдан кейін ғана модельді бүкіл компанияға таратқан жөн.
Жиі қойылатын сұрақтар
Басқарушылық есеп жүргізу бухгалтердің міндеті ме? — Қатысушылардың құрамын компания өзі айқындайды. Бухгалтер көбінесе бастапқы деректердің сенімділігін қамтамасыз етеді, бірақ мақсаттарды, бюджеттер мен көрсеткіштерді белгілеу басшы мен бизнес-процестер иелерінің қатысуын талап етеді.
Басқарушылық есепті тек кестелерде жүргізуге бола ма? — Операциялар көлемі мен талдамалар саны нұсқаларды, формулаларды және қолжетімділікті бақылауға мүмкіндік берсе, болады. Бизнес өскен сайын қолмен жүргізілетін модель әдетте жүргізудің неғұрлым қатаң қағидаларын, автоматтандыруды және деректер алмасуды талап етеді.
Басқарушылық пайда бухгалтерлік пайдамен сәйкес келуге тиіс пе? — Көрсеткіштердің мақсаты мен оларды есептеу қағидалары әртүрлі болуы мүмкін болғандықтан, сәйкестік ішкі есептіліктің міндетті шарты болып табылмайды. Алайда әрбір айырмашылықты құжаттап, көрсеткіштерді салыстырып тексеру арқылы тұрақты түрде түсіндіру қажет.
Басқарушылық есеп бойынша курсты қалай таңдауға болады? — Алдымен мақсатты айқындаңыз: әдіснаманы, бюджеттеуді, шығындарды талдауды немесе нақты есепке алу жүйесін меңгеру. Содан кейін курс бағдарламасын компанияның міндеттерімен салыстырып, онда практикалық тапсырмалардың бар екеніне көз жеткізіңіз.
Енгізуді қандай есептерден бастау керек? — Әдетте шешім қабылдау үшін тікелей қажет бірнеше нысан таңдалады: кірістер мен шығыстар туралы есеп, ақша қозғалысы туралы есеп және негізгі операциялық талдама. Нақты жиынтық бизнес моделіне байланысты.