Трудовой договор и сведения о нем должны быть своевременно внесены и актуализированы в Единой системе учета трудовых договоров (ЕСУТД). Для вновь заключенного договора установлен срок не позднее пяти рабочих дней со дня его подписания обеими сторонами (п. 7 Правил представления сведений в ЕСУТД).
Что разъяснили работодателям
21 октября Департамент государственной инспекции труда Алматы напомнил работодателям о необходимости проверять полноту и актуальность сведений о работниках в ЕСУТД. Для бухгалтера это сигнал сверить электронные данные с кадровыми документами, особенно перед периодом массового приема, перевода или увольнения сотрудников.
ЕСУТД предназначена для автоматизированного учета трудовых договоров, трудовой деятельности и численности работников. Трудовой договор при этом остается письменным соглашением между работником и работодателем: внесение сведений в систему не заменяет его оформления и подписания сторонами (п. 1–2 Правил представления сведений в ЕСУТД).
Работодатель передает сведения о заключении и прекращении трудового договора, а также об изменениях и дополнениях к нему. В состав обязательных данных входят ИИН или БИН работодателя, ИИН работника, трудовая функция, место работы, срок договора, дата начала работы, дата заключения и порядковый номер документа (п. 3 Правил представления сведений в ЕСУТД).
Кроме того, в ЕСУТД направляются сведения о режиме рабочего времени и отдыха, отпуске в связи с беременностью и рождением ребенка, усыновлением новорожденного, а также отпуске без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до достижения им трех лет (п. 6 Правил представления сведений в ЕСУТД).
Кого касается требование
Требование относится к работодателям, заключающим трудовые договоры с работниками. Передавать сведения вправе сам работодатель либо руководитель кадровой службы, на которого эта обязанность возложена актом работодателя (п. 5 Правил представления сведений в ЕСУТД).
Если фактически сведения вносит бухгалтер, специалист по кадрам или другой сотрудник, работодателю важно закрепить ответственность внутренним актом и организовать взаимодействие между кадровой службой и бухгалтерией. Это поможет избежать ситуации, когда приказ и расчет заработной платы уже оформлены, но данные договора в ЕСУТД отсутствуют или расходятся с первичными документами.
Сведения удостоверяются электронной цифровой подписью работодателя (п. 6 Правил представления сведений в ЕСУТД). Если срок действия ЭЦП подходит к концу или ключ недоступен ответственному сотруднику, заранее проверьте возможность подписания. Получение и обслуживание регистрационных свидетельств выполняются через Национальный удостоверяющий центр.
Что проверить бухгалтеру и кадровику
Проведите сверку по каждому действующему работнику:
- есть ли подписанный обеими сторонами трудовой договор;
- совпадают ли ИИН работника и БИН или ИИН работодателя;
- верно ли указаны должность или трудовая функция;
- совпадают ли место работы, дата начала, срок, номер и дата договора;
- отражены ли подписанные изменения и дополнения;
- внесены ли сведения о прекращенных договорах;
- актуальны ли данные о режиме работы и предусмотренных Правилами социальных отпусках.
Правила допускают передачу данных путем интеграции кадровой цифровой системы с ЕСУТД, через единую цифровую платформу занятости «Электронная биржа труда» либо через другие интегрированные системы автоматизации учета трудовых договоров (п. 4 Правил представления сведений в ЕСУТД). Выбранный способ следует закрепить во внутреннем процессе: определить ответственного, контрольный срок и порядок сверки результата отправки.
Обнаруженные расхождения лучше исправлять на основании подписанных документов, не перенося сведения по памяти. Отдельно сохраните подтверждение отправки или обновления данных. Нарушение установленных требований может повлечь административную ответственность по законодательству Казахстана (КоАП РК).
Частые вопросы
Кто должен вносить сведения о трудовом договоре? — Работодатель либо руководитель кадровой службы, которому эта обязанность передана актом работодателя.
В какой срок передают новый трудовой договор? — Не позднее пяти рабочих дней со дня, когда договор подписали обе стороны.
Нужно ли передавать изменения к действующему договору? — Да, сведения об изменениях и дополнениях к трудовому договору также направляются в ЕСУТД.
Заменяет ли запись в ЕСУТД письменный договор? — Нет. Трудовой договор оформляется как письменное соглашение работника и работодателя, а сведения о нем отдельно учитываются в системе.
Что делать при расхождении данных? — Сверить запись с подписанным договором, дополнительными соглашениями и документами о прекращении, после чего актуализировать сведения установленным способом.