要安全地发送带有电子数字签名的电子文档，首先应明确接收方具体需要什么：已签署的文档、公开证书，还是在信息系统中执行操作。请勿将私钥文件及其密码发送给他人。如需确认签名，请发送已经签署的电子文档；如果验证程序有此要求，则发送公开证书。报表、电子发票及其他表单应在相应的信息系统中，使用签署人的账户和权限进行签署。
可以发送什么来替代私钥
在实际工作中，“发送电子数字签名”可能指不同的操作。会计人员必须区分发送公开证书、发送已签署文档以及向用户授予信息系统访问权限。
无需传输私钥即可：
发送已经使用电子数字签名签署的文档；
在验证签名需要时发送公开证书；
将会计人员或其他员工以独立用户身份添加到信息系统中；
按照系统规定的方式向用户授予权限；
将已准备好的表单发送给获授权的签署人进行检查和签署。
将私钥文件连同密码一起传输，会造成电子数字签名在其持有人未直接参与的情况下被使用的风险。对于工作操作，更安全的做法是为员工创建独立账户，授予系统提供的相应权限，并由证书所属人员负责签署。
已签署的文件可以通过企业电子邮件、电子文档管理系统或相应信息系统的个人账户发送。发送前，请检查文件名称和格式、签名是否存在以及接收方是否正确。请勿在邮件或消息中附上存储私钥的容器。
会计人员如何签署和发送文档
操作顺序取决于准备文档所使用的信息系统。首先使用签署人的账户，或已被授予必要权限的用户账户登录。然后打开已准备好的表单，并在签署前检查其详细信息。
签署前请依次检查：
所选组织是否正确；
个人识别号或商业识别号是否与账户及所选证书的数据一致；
表单的必填字段是否均已填写；
证书是否仍在有效期内；
用户是否已在该系统中获得必要权限；
电子数字签名重新签发后，是否仍选择了之前保存的证书。
检查完毕后，选择系统规定的签署命令，指定当前有效的证书，并在签署窗口中输入密码。随后执行发送并检查结果。签署后还应单独核查文档在系统中的状态：文档签署和接收会显示为操作的不同阶段。请保存出现的登记状态、接收状态或错误消息。
如果表单由其他员工准备，该员工可以在所使用的系统内，或通过约定的工作方式，将表单发送给签署人检查。签署人检查文档，使用自己的电子数字签名进行签署，并核查发送结果。该流程可以保持员工访问权限相互独立，并确定处理文档时使用的是哪个账户。
电子数字签名为何在发送时无法使用
证书重新签发后，信息系统、浏览器或会计软件可能仍会提供之前选择的证书。此时，请重新选择当前有效的证书并检查账户设置。如果软件支持将证书绑定至用户，请使用该软件提供的功能更新绑定。
如果出现个人识别号与证书数据不符的消息，请将所选证书中的个人识别号与当前登录账户所属用户的个人识别号进行核对。处理组织文档时，还应检查所选组织的商业识别号、用户是否隶属于该组织以及为其授予的权限。电子数字签名重新签发后，请确保系统使用的是新证书，而不是之前保存的旧证书数据。
如果电子发票无法签署或发送，请先保存消息的完整文本，并记录错误出现的阶段。然后保存草稿、退出系统、关闭多余的选项卡，使用当前有效的证书重新登录并再次执行操作。只有在保存草稿或导出恢复草稿所需的数据后，才能将清除浏览器数据作为单独的技术处理步骤。
发送错误可能与证书、表单、账户或系统连接有关。如果消息提示必填字段未填写，请修改文档；如果提示权限不足，请检查用户角色；如果提示证书问题，请检查所选电子数字签名及其有效期。应根据错误消息的完整文本以及操作中止的阶段排查错误。
更换密钥后该怎么办
电子数字签名重新签发后，请将新密钥保存在选定的安全位置，并检查此前使用旧证书的系统：报表申报账户、电子发票信息系统和会计软件。区分新旧证书时，应依据有效期和持有人数据，而不能只看文件名。
请在电子发票信息系统中检查用户登录情况、所选组织及用户可用的权限。如果会计人员使用独立的员工账户，请检查该账户是否属于所需组织。用户或注册数据发生变更时，请使用系统界面提供的功能更新账户及其与当前有效证书的关联。
如果通过1С发送，请确定错误发生的阶段：选择证书、输入密码、签署、授权或传输文档。记录消息的完整文本，并检查与该阶段对应的设置。命令位置取决于配置、版本和数据库设置，因此请以已安装配置的界面及其内置帮助为准。
如果私钥文件及其密码已经传给他人，请停止使用该密钥进行新的操作。按照签发证书的认证中心规定的程序撤销证书，并办理新证书。此后，请检查使用过该电子数字签名的信息系统中的操作记录，并设置使用新证书开展工作。
常见问题
可以通过即时通讯工具将电子数字签名文件发送给会计人员吗？ — 请勿通过即时通讯工具发送私钥及其密码。请为会计人员创建具有必要权限的独立访问账户，并将文档交给签署人检查和签署。
应向交易对手发送什么以验证签名？ — 请发送已签署的电子文档。如果验证程序要求单独发送公开证书，也请将其附上。验证签名不需要私钥文件和密码。
为什么更换电子数字签名后无法发送电子发票？ — 请检查实际选择的是哪个证书、账户是否与用户相符、所选组织是否正确以及是否已授予必要权限。如果软件保存了证书绑定关系，请用当前有效的数据替换旧数据。
个人识别号与证书不符的错误是什么意思？ — 请将证书中的个人识别号与当前账户用户的个人识别号进行核对。此外，还应检查所选组织、商业识别号及证书，尤其是在电子数字签名近期重新签发的情况下。
发送错误是否始终意味着电子数字签名有问题？ — 不是。消息可能与表单必填字段、用户权限、所选组织、信息系统状态或连接有关。请以错误消息的完整文本及其出现的阶段为准。
来源
哈萨克斯坦共和国《电子文档和电子数字签名法》
《哈萨克斯坦共和国数字法典》
哈萨克斯坦共和国国家认证中心：向员工授权
哈萨克斯坦共和国国家认证中心：电子数字签名密钥安全